目录导读
- Teams转发功能概述
- 为什么要关闭转发功能？
- 如何关闭Teams消息转发功能（分角色指南）
- 组织管理员全局设置方法
- 个人用户限制转发的方法
- 常见问题与解决方案
- 最佳实践与安全建议
Teams转发功能概述
Microsoft Teams的转发功能允许用户将聊天消息、文件或对话转发给其他用户或频道，这一功能在日常协作中提供了便利，但也可能带来信息安全隐患，转发功能分为几个层面：个人聊天转发、频道消息转发和邮件集成转发，理解这些功能的工作原理是管理它们的第一步。
为什么要关闭转发功能？
安全合规需求：许多行业（金融、医疗、法律）有严格的数据保护规定，禁止敏感信息随意传播，关闭转发功能可以减少数据泄露风险。
信息管控：防止内部敏感信息（如战略计划、财务数据、人事信息）被不当扩散。
减少信息噪音：无限制的转发可能导致同一信息在不同频道重复出现，降低团队效率。
维护对话上下文：转发可能使消息脱离原始上下文，导致误解或信息碎片化。
如何关闭Teams消息转发功能（分角色指南）
个人用户限制转发的方法
通过隐私设置限制
- 打开Microsoft Teams客户端
- 点击右上角个人头像,选择“设置”
- 选择“隐私”选项卡
- 找到“消息转发”选项，将其切换为关闭状态
- 注意：此设置可能受组织策略限制，若灰色不可用，则需管理员权限
使用信息权限管理（IRM）
- 对于特别敏感的消息,可在发送时添加“请勿转发”标签
- 在高级发送选项中设置消息过期时间
- 使用敏感度标签分类信息（需管理员预先配置）
组织管理员全局设置方法
通过Microsoft 365管理中心配置：
- 登录Microsoft 365管理员中心
- 导航至“Teams”>“Teams策略”>“消息策略”
- 创建新策略或编辑现有策略
- 找到“消息转发”设置项，选择“关闭”
- 将此策略分配给特定用户组或整个组织
使用PowerShell命令批量管理：
Set-CsTeamsMessagingPolicy -Identity "Global" -AllowMessageForwarding $false
此命令将全局禁用消息转发功能,如需针对特定用户：
Grant-CsTeamsMessagingPolicy -PolicyName "NoForwardingPolicy" -Identity "user@domain.com"
通过安全与合规中心配置：
- 访问Microsoft 365安全与合规中心
- 进入“数据丢失防护（DLP）”策略
- 创建新策略,选择“Teams消息”作为位置
- 设置检测转发敏感内容的规则
- 配置自动阻止或提醒操作
常见问题与解决方案
Q1：关闭转发功能后，用户还能截图分享信息吗？ A：关闭转发功能仅限制通过Teams内置功能的转发，无法防止用户通过截图、复制粘贴等方式分享信息，如需全面防护，需结合数据丢失防护（DLP）策略、水印技术和用户教育。
Q2：为什么我的设置选项是灰色的无法更改？ A：这通常表示组织已通过管理员策略强制执行设置，请联系IT管理员确认组织策略，或申请例外权限。
Q3：关闭转发是否影响必要的协作？ A：可能影响，建议采取分级策略：
- 对高度敏感团队完全禁用转发
- 对一般团队允许有限转发（如仅限内部成员）
- 设置审批流程,重要信息转发需经理批准
Q4：如何允许特定情况下的转发？ A：可通过以下方法实现例外：
- 创建特殊消息策略,允许特定安全组转发
- 使用条件访问策略,仅允许从合规设备转发
- 设置关键词触发,含特定标签的消息允许转发
Q5：转发功能关闭后，历史消息会受影响吗？ A：策略更改通常只影响新消息，已转发的消息不会自动撤回，但可能无法再次转发，建议在更改策略前进行沟通。
最佳实践与安全建议
分层安全策略：
- 技术控制：结合使用Teams消息策略、DLP策略和敏感度标签
- 流程管理：建立信息分类标准和转发审批流程
- 用户培训：定期进行安全意识培训，明确转发政策
监控与审计：
- 定期审查消息转发活动报告
- 设置异常转发行为警报（如大量转发、非工作时间转发）
- 使用Microsoft 365审计日志跟踪策略更改和用户活动
平衡安全与协作： 完全禁止转发可能影响工作效率，建议采取智能策略：
- 允许在同一个团队或项目组内转发
- 对包含敏感关键词的消息自动限制转发
- 实现“需要时申请”的临时转发权限系统
技术补充方案：
- 集成第三方安全解决方案,增强Teams数据保护
- 使用Azure信息保护自动分类和加密消息
- 实施零信任架构,基于用户、设备、位置等多因素控制访问
定期评估与调整： 每季度评估转发策略的有效性，根据实际业务需求和安全事件进行调整，收集用户反馈，确保安全措施不会不合理地阻碍协作效率。
通过合理配置Teams转发功能,组织可以在保障信息安全的同时，维持高效的团队协作环境，关键在于找到安全控制与工作便利之间的平衡点，并确保所有用户理解并遵守信息共享政策。
