Teams表单提醒关闭方法全攻略

目录导读

1. Teams表单提醒的基本概念
2. 为什么需要关闭表单提醒？
3. 桌面端关闭表单提醒的详细步骤
4. 移动端关闭表单提醒的操作指南
5. 针对特定表单的提醒设置
6. 高级管理：组织层面的提醒控制
7. 常见问题解答（FAQ）
8. 最佳实践与注意事项

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Teams表单提醒的基本概念

Microsoft Teams中的表单提醒主要与Microsoft Forms集成相关，当有人创建表单、提交回复或设置截止日期时，系统会自动向相关用户发送通知，这些提醒旨在确保团队成员及时参与调查、投票或数据收集活动,提高协作效率。

表单提醒分为几种类型：

• 新表单创建通知：当同事创建新表单并分享给你时
• 提交提醒：当有人提交了你创建的表单时
• 截止日期提醒：表单截止日期临近时的提醒
• 结果可用通知：当表单结果汇总完成时

为什么需要关闭表单提醒？

虽然表单提醒有助于保持工作流程的连贯性,但在某些情况下可能需要关闭它们：

• 减少通知干扰：当参与多个项目时，过多的提醒会影响工作效率
• 表单相关性低：某些表单可能与你当前职责无关
• 休假或外出期间：避免在非工作时间被打扰
• 管理权限调整：团队管理员可能需要统一管理通知设置
• 特定项目结束：项目完成后不再需要相关表单提醒

桌面端关闭表单提醒的详细步骤

1 全局通知设置调整

1. 打开Microsoft Teams桌面应用程序
2. 点击右上角的个人头像，选择“设置”
3. 在左侧菜单中选择“通知”
4. 找到“Forms”或“表单”相关部分（具体名称可能因版本而异）
5. 调整以下选项：
   • 横幅和推送通知：选择“关闭”或“仅显示在活动源中”
   • 电子邮件通知：取消相关勾选
   • 声音提示：关闭表单提醒的提示音

2 针对特定频道的表单提醒设置

1. 导航到包含表单的特定频道
2. 点击频道名称右侧的“更多选项”（⋯）
3. 选择“频道通知”
4. 在弹出窗口中，选择“关闭”或“自定义”
5. 在自定义设置中，找到“Forms”相关选项并关闭

3 活动源中的表单提醒管理

1. 在Teams左侧栏中选择“活动”
2. 找到表单提醒通知
3. 点击通知右侧的“更多选项”（⋯）
4. 选择“关闭此类通知”或“对此表单静音”

移动端关闭表单提醒的操作指南

1 iOS设备设置

1. 打开Teams移动应用
2. 点击左上角个人头像
3. 选择“设置”>“通知”
4. 找到“Microsoft Forms”或“表单”选项
5. 关闭“允许通知”开关
6. 如需精细控制，可进一步调整：
   • 锁定屏幕显示
   • 横幅样式
   • 声音和标记

2 Android设备设置

1. 进入Teams应用
2. 点击右上角“更多”（⋯）或左上角菜单
3. 选择“设置”>“通知”
4. 找到表单相关通知选项
5. 关闭不需要的提醒类型
6. 也可以通过系统设置管理：
   • 长按Teams应用图标
   • 选择“应用信息”>“通知”
   • 管理表单提醒类别

针对特定表单的提醒设置

1 关闭自己创建的表单提醒

1. 在Teams中打开包含表单的对话或频道
2. 找到已发布的表单
3. 点击表单右上角的“更多选项”（⋯）
4. 选择“表单设置”或“通知设置”
5. 关闭“接收提交通知”选项
6. 保存更改

2 对他人创建的表单静音

1. 找到他人创建的表单帖子
2. 将鼠标悬停在帖子右上角
3. 点击出现的“更多选项”图标（⋯）
4. 选择“静音此对话”或“关闭此表单提醒”
5. 确认操作

高级管理：组织层面的提醒控制

1 Teams管理员全局设置

1. 登录Microsoft Teams管理中心
2. 导航到“会议”>“会议策略”
3. 选择相关策略或创建新策略
4. 找到“Forms集成”或“第三方应用通知”部分
5. 调整组织级别的表单通知设置
6. 将策略分配给相应用户或组

2 通过Power Automate自动化管理

1. 访问Power Automate门户
2. 创建新流程
3. 设置触发器为“当新表单提交时”
4. 添加条件控制：
   • 仅在工作时间发送提醒
   • 仅针对重要表单发送通知
   • 汇总每日提交后一次性通知
5. 保存并发布流程

3 使用Graph API批量管理

对于大型组织，可通过Microsoft Graph API批量管理通知设置：

PATCH /users/{user-id}/teamwork/notificationSettings
Content-Type: application/json
{
  "settings": [
    {
      "type": "formsNotification",
      "enabled": false
    }
  ]
}

常见问题解答（FAQ）

Q1：关闭表单提醒会影响表单提交功能吗？ A：完全不会，关闭提醒只是停止接收通知，表单的创建、提交和数据处理功能完全正常。

Q2：是否可以设置表单提醒的静音时间段？ A：是的，Teams支持“安静时间”设置，进入“设置”>“通知”>“安静时间”，可以设置特定时间段内不接收任何通知,包括表单提醒。

Q3：为什么关闭提醒后仍收到某些表单通知？ A：可能有以下原因：

• 表单创建者手动@提及了你
• 表单被标记为高优先级
• 组织策略覆盖了个人设置
• 表单截止日期变更触发了系统提醒

Q4：如何恢复已关闭的表单提醒？ A：按照关闭路径找到相应设置，重新开启通知即可，如果忘记具体位置，可以通过Teams搜索栏搜索“通知设置”快速访问。

Q5：关闭提醒后如何查看错过的表单？ A：可以通过以下方式查看：

• 访问Forms网站查看所有表单
• 在Teams中搜索表单名称
• 查看相关频道的文件选项卡
• 请同事重新分享表单链接

Q6：是否可以只为重要表单接收提醒？ A：目前Teams没有内置的“重要性筛选”功能,但可以通过以下方式模拟：

• 请同事在重要表单标题中添加特定标识
• 使用Power Automate创建自定义提醒规则
• 在频道中为重要表单创建专用对话串

最佳实践与注意事项

1 通知管理最佳实践

1. 分层设置策略：

   • 个人表单：保持开启以便跟踪提交情况
   • 团队表单：根据参与程度选择性开启
   • 组织表单：考虑关闭或汇总通知

2. 定期审查设置：

   • 每月检查一次通知设置
   • 项目结束后及时关闭相关提醒
   • 职责变更时调整通知偏好

3. 团队沟通约定：

   • 建立团队通知规范
   • 重要表单使用@提及确保关注
   • 非紧急表单避免在工作时间外发送

2 技术注意事项

1. 平台差异：桌面端和移动端的设置可能不完全同步,建议在两个平台分别检查设置。

2. 更新影响：Teams定期更新可能会重置某些设置,重大更新后建议验证通知配置。

3. 权限要求：某些高级设置可能需要Teams管理员权限,普通用户无法更改。

4. 延迟生效：部分设置更改可能需要几分钟到几小时才能完全生效,请耐心等待。

5. 备份重要表单：在调整通知设置前,确保重要表单的提交数据已妥善保存或备份。

3 替代解决方案

如果完全关闭提醒不符合需求,可考虑以下替代方案：

1. 使用摘要邮件：设置每天或每周接收一次表单活动摘要,而不是即时通知。

2. 创建专用团队：将所有表单活动集中到一个专用团队,只在需要时查看。

3. 利用书签功能：将重要表单收藏或添加书签,方便随时访问而不依赖提醒。

4. 设置规则文件夹：通过Outlook规则将表单通知邮件自动归类到特定文件夹,减少干扰。

通过合理配置Teams表单提醒设置，可以在保持工作效率的同时减少不必要的干扰，建议根据实际工作流程和个人偏好，找到最适合的通知平衡点，通知管理的目标是让技术服务于工作，而不是让工作受制于技术，定期评估和调整这些设置，确保Teams成为提升协作效率的工具,而不是分散注意力的源头。

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