目录导读
- 审批流程在Teams中的重要性
- 准备工作：配置前的必要检查
- 三种添加审批节点的核心方法
- 实战演练：分步创建审批流程
- 高级配置技巧与最佳实践
- 常见问题解答（FAQ）
- 审批流程的管理与优化建议
审批流程在Teams中的重要性
在现代协作环境中，Microsoft Teams已成为企业日常运营的核心平台，审批流程作为企业内部控制的关键环节，直接集成到Teams中能够显著提升工作效率，根据微软官方数据，集成审批流程的团队决策速度平均提升40%，纸质流程减少达70%。
Teams中的审批功能允许用户在聊天、频道或通过专用应用发起审批请求，设置多级审批节点，并自动跟踪审批状态，这种集成消除了在不同系统间切换的麻烦，使审批过程透明化、可追溯，特别适用于费用报销、请假申请、采购审批、文档审核等常见业务场景。
准备工作：配置前的必要检查
在开始添加审批流程节点前,需要确保以下条件已满足：
权限要求：
- 您需要是Teams团队的所有者或具有全局管理员权限
- 审批应用需要Power Automate许可（部分高级功能）
- 如果连接外部系统（如SAP、财务软件），需要相应连接器权限
环境配置：
- 确认您的Microsoft 365订阅包含审批功能（大多数商业版和企业版已包含）
- 在Teams左侧应用栏中搜索“审批”，如未显示需通过“管理应用”启用
- 对于复杂流程，建议提前规划审批层级、审批人规则和异常处理机制
流程设计准备：
- 明确审批类型（单一审批、并行审批、序列审批）
- 确定审批节点数量及顺序
- 准备审批表单字段（文本、数字、日期、附件等）
- 设定超时规则和自动升级路径
三种添加审批节点的核心方法
使用内置审批应用
这是最直接的方式,适合简单到中等复杂度的审批流程：
- 在Teams聊天或频道中，点击“+”图标添加选项卡
- 搜索并选择“审批”应用
- 点击“新建审批”开始设计流程
- 在“审批人”部分，可以添加多个审批节点
- 使用“添加审批阶段”功能创建多级审批
通过Power Automate创建高级流程
对于需要条件逻辑、外部连接或复杂路由的审批流程：
- 在Teams中打开Power Automate应用或访问flow.microsoft.com
- 选择“从模板创建”或“从空白开始”
- 使用“当HTTP请求收到时”或“当Teams中发布新消息时”作为触发器
- 添加“审批”操作，配置“开始并等待审批”
- 使用“条件”控件添加分支逻辑和额外节点
集成SharePoint列表或Planner
适用于基于项目或数据驱动的审批流程：
- 在Teams中创建SharePoint列表或Planner选项卡
- 配置列表列或Planner字段以捕获审批信息
- 使用Power Automate在项目创建时触发审批流程
- 设置基于列表状态变更的审批节点转换
实战演练：分步创建审批流程
以下以“员工差旅申请审批”为例,展示完整的多节点审批创建过程：
步骤1：发起审批请求
- 在Teams相关频道中，点击“审批”应用
- 选择“新建请求”，填写差旅基本信息
- 选择“差旅申请”模板（如已创建）或自定义表单
步骤2：添加多级审批节点
- 在审批人字段，点击“添加审批阶段”
- 第一节点：直属经理（必审）
- 第二节点：部门总监（当金额>5000元时触发）
- 第三节点：财务审批（所有情况）
- 设置每个节点的超时时间（如24小时）
步骤3：配置条件逻辑
- 点击“添加条件”设置路由规则
- 示例：费用预算>10000”，则增加“CEO审批”节点
- 设置并行审批：让行政和财务同时审批不同部分
步骤4：测试与发布
- 使用“测试”功能发送样本请求
- 检查每个节点的通知方式（Teams通知、邮件）
- 确认审批人看到的界面和操作选项
- 发布流程并通知相关团队使用
高级配置技巧与最佳实践
动态审批人设置：
- 使用“经理的经理”或“部门负责人”等动态变量
- 通过Azure AD属性自动选择审批人
- 设置备用审批人以防主要审批人缺席
集成外部数据：
- 连接SQL数据库验证预算余额
- 集成SAP检查采购订单状态
- 从Excel或SharePoint列表获取审批规则
自动化与通知优化：
- 设置自动提醒：审批即将超时前2小时
- 配置移动端推送通知
- 使用自适应卡片增强审批界面
- 设置审批通过后自动触发下游流程（如创建采购订单）
安全与合规配置：
- 启用审批记录审计日志
- 配置数据丢失防护(DLP)策略
- 设置基于敏感信息检测的额外审批节点
- 确保符合行业法规（如GDPR、HIPAA）
常见问题解答（FAQ）
Q1：Teams审批流程最多可以添加多少个节点？ A：理论上没有严格限制，但微软官方建议不超过10个节点以确保流程效率，实际限制取决于您的订阅类型，商业标准版通常支持最多5个连续审批阶段,而企业版支持更复杂的多分支流程。
Q2：审批人不在Teams上怎么办？ A：Teams审批会自动发送邮件通知，审批人可通过邮件直接批准或拒绝，可以设置短信通知（需额外配置）,或配置当主要审批人无响应时自动转给备用审批人。
Q3：能否修改已发起的审批流程？ A：发起后的审批流程不能修改节点结构，但管理员可以取消正在进行的审批并重新发起，建议在正式使用前充分测试，或设置“草稿”模式让发起人确认后再正式提交。
Q4：如何查看审批流程的历史记录和报表？ A：在审批应用主界面，点击“历史记录”可查看所有审批，通过Power BI可创建高级报表，或导出数据到Excel进行分析，管理员还可以访问Microsoft 365管理中心的报告功能。
Q5：Teams审批与SharePoint审批工作流有何区别？ A：Teams审批更侧重于即时协作和聊天集成，适合快速、灵活的审批场景，SharePoint审批工作流更适合与文档库、列表深度集成，且支持更复杂的企业内容管理场景，两者可通过Power Automate结合使用。
Q6：审批数据存储在何处？安全性如何？ A：审批数据存储在微软云服务的加密数据库中，位置取决于您的租户区域设置，所有传输数据都使用TLS加密，访问控制基于Azure AD身份验证,符合微软企业级安全标准。
审批流程的管理与优化建议
持续监控与改进：
- 定期审查审批完成时间统计
- 识别经常延迟的节点并优化
- 收集用户反馈简化不必要步骤
- 使用A/B测试比较不同流程设计的效果
性能优化策略：
- 简化流程：合并相似审批节点，减少不必要的审批层级
- 并行处理：对于独立审批项，设置并行而非串行审批
- 默认规则：为常见情况设置自动批准规则（如小额费用）
- 移动优化：确保所有审批在移动设备上易于操作
扩展与集成建议：
- 将Teams审批与CRM系统集成，自动触发客户相关审批
- 连接BI工具，实时显示审批效率仪表板
- 使用AI Builder添加智能分类，自动路由审批类型
- 与RPA结合，实现审批通过后完全自动化执行
培训与推广：
- 为不同角色创建定制化培训材料
- 制作短视频教程展示常见审批场景
- 设立“审批流程冠军”推动最佳实践分享
- 定期举办优化工作坊，让用户参与流程改进
通过合理设计和持续优化Teams审批流程节点，组织能够显著提升运营效率，加强内部控制，同时为员工提供无缝的协作体验，随着Teams平台的不断更新，建议定期关注微软官方文档，了解新功能和改进,确保您的审批流程始终保持最佳状态。
