目录导读
- 什么是Teams审批节点及其重要性
- 在Teams中设置审批节点的三种方法
- 审批流程定制化配置技巧
- 常见问题解答（FAQ）
- 最佳实践与效率提升建议
- 与其他办公工具集成方案
什么是Teams审批节点及其重要性
Microsoft Teams中的审批功能是一项内置的工作流自动化工具，允许用户在团队协作过程中快速创建、发送和跟踪审批请求，审批节点指的是审批流程中的关键决策点，通常代表需要特定人员或群体审核、批准或拒绝的环节。
在当今快节奏的工作环境中,快速添加审批节点的能力至关重要：
- 加速决策流程：减少传统邮件审批的等待时间
- 提高透明度：所有相关人员都能实时查看审批状态
- 减少错误：标准化流程确保每个请求都经过正确路径
- 合规性保障：自动记录审批过程，满足审计要求
- 移动友好：通过Teams移动应用随时随地处理审批
在Teams中设置审批节点的三种方法
通过Teams聊天或频道快速创建
这是最简单快捷的方式,适合临时性或一次性审批需求：
- 在Teams聊天或频道中，点击消息框下方的“更多选项”(⋯)
- 选择“审批”图标（如果没有显示，点击“查看更多应用”找到它）
- 填写审批请求表单，包括：
- 简明扼要说明审批内容
- 详细信息：补充说明和背景信息
- 附件：添加相关文件或图片
- 审批人：输入一个或多个审批人姓名
- 截止时间：设置审批截止日期（可选）
使用Teams“审批”应用创建模板
对于重复性审批流程,创建模板可以极大提高效率：
- 在Teams左侧应用栏中打开“审批”应用（如未固定,可通过应用商店搜索添加）
- 点击“新建审批”按钮
- 在创建界面，选择“保存为模板”选项
- 配置模板参数：
- 预设审批人/审批组
- 标准化的审批描述字段
- 默认附件或链接
- 自动提醒设置
- 保存模板后，未来只需选择模板并稍作修改即可发送
通过Power Automate自动化流程
对于复杂、多节点的审批流程，Power Automate提供了最强大的配置能力：
- 在Teams中打开“Power Automate”应用
- 选择“创建自动化流程”
- 使用“审批”触发器模板
- 设计审批流程节点：
- 添加“启动审批”操作
- 设置并行或串行审批路径
- 配置条件分支（如果批准则...如果拒绝则...）
- 添加通知和后续操作
- 将流程发布到Teams频道或作为个人机器人使用
审批流程定制化配置技巧
多级审批设置
对于重要事项,可以设置多级审批节点：
- 第一级：直接主管审批
- 第二级：部门负责人审批
- 第三级：财务或法务审批（如涉及预算或合同）
并行与串行审批配置
- 并行审批：所有审批人同时收到请求，任何一人批准即可进入下一阶段
- 串行审批：按顺序进行审批，前一人批准后才会发送给下一人
条件审批路径自动选择不同审批路径：
- 小额采购：只需团队领导批准
- 中额采购：需要部门负责人批准
- 大额采购：需要额外财务审批
审批委派与备份设置
- 设置主要审批人不在时的自动委派规则
- 配置审批超时后的自动升级路径
- 建立审批人休假期间的备份机制
常见问题解答（FAQ）
Q1：Teams审批功能是否需要额外付费？ A：Teams基础审批功能包含在大多数Microsoft 365商业计划中，高级自动化功能可能需要Power Automate Premium许可证。
Q2：审批请求发送后可以修改吗？ A：审批请求一旦发送，内容无法修改，但创建者可以“取消”待处理的审批,然后重新发送修正后的版本。
Q3：如何跟踪已发送的审批状态？ A：可以通过以下方式跟踪：
- 在原始发送的聊天/频道中查看
- 在“审批”应用的“已发送”标签中查看
- 设置邮件通知接收状态更新
Q4：审批人可以添加评论吗？ A：是的，审批人在批准或拒绝时都可以添加评论,这些评论对所有参与者可见。
Q5：Teams审批有移动端支持吗？ A：完全支持，通过Teams移动应用，可以创建、发送、批准或拒绝审批请求。
Q6：审批数据存储在哪里？是否符合数据合规要求？ A：审批数据存储在微软云中，位置取决于您的Microsoft 365租户设置，微软提供了多种合规认证,但具体合规责任需根据您组织的行业和地区要求评估。
最佳实践与效率提升建议
标准化审批模板库
为不同类型的请求创建标准化模板：
- 请假申请模板
- 采购申请模板发布审批模板
- 合同审批模板
- 费用报销模板
集成Teams频道策略
- 为每个项目创建专用频道，包含相关审批流程
- 使用频道标签分类不同类型的审批
- 设置频道公告，提醒成员使用正确审批路径
审批数据分析与优化
- 定期审查审批数据，识别瓶颈环节
- 分析平均审批时间，优化过长的流程
- 根据季节性或项目周期调整审批规则
培训与采用策略
- 为新成员提供审批流程培训
- 创建简短的教程视频或指南
- 指定团队“审批专家”提供支持
与其他办公工具集成方案
与SharePoint集成
将Teams审批与SharePoint列表或文档库连接：
- 审批通过后自动更新SharePoint项目状态
- 将审批附件自动保存到指定SharePoint文件夹
- 基于SharePoint数据触发审批流程
与Outlook日历集成
- 将请假审批与Outlook日历自动同步
- 会议相关审批自动添加日历事件
- 审批截止日期与日历提醒联动
与Power BI报告集成
- 将审批数据可视化，展示团队决策效率
- 识别常延迟的审批环节
- 比较不同团队或项目的审批模式
与第三方应用集成
通过Power Automate连接器,Teams审批可以与数百种第三方应用集成：
- 批准后自动在SAP中创建采购订单
- 审批通过后触发Salesforce中的机会阶段更新
- 与ServiceNow等ITSM工具集成变更审批
通过掌握Teams中快速添加审批节点的技巧，组织可以显著提升决策效率，减少管理开销，并确保关键业务流程的合规性和透明度，从简单的单点审批到复杂的多节点工作流，Teams提供了灵活的工具集，适应各种业务场景的需求，随着远程和混合工作模式的普及,这种数字化审批能力已成为现代团队协作不可或缺的一部分。
开始优化您的Teams审批流程时，建议从最频繁的审批类型入手，逐步扩展到更复杂的流程，定期收集用户反馈并调整设置，确保审批系统既高效又符合实际工作需求，最好的审批流程是那些在提供必要监督的同时,几乎不被察觉其存在的无缝体验。
