目录导读
- 审批流程在Teams中的核心价值
- Teams审批功能的基础设置
- 四步快速发起审批申请
- 高级技巧：模板化与自动化
- 移动端操作指南
- 常见问题解答（FAQ）
- 最佳实践与效率提升建议
审批流程在Teams中的核心价值
在现代协作办公环境中，Microsoft Teams已不仅是沟通工具，更是集成化的工作平台，审批流程作为企业日常运营的关键环节，Teams内置的“审批”应用（Approvals）让申请、审核、归档全过程无缝衔接，据统计，使用集成化审批流程可减少60%的纸质流程时间，降低40%的流程错误率，Teams审批功能直接与Power Automate集成，支持自定义条件路由,确保合规性与效率并存。
Teams审批功能的基础设置
启用审批应用：Teams左侧导航栏点击“更多添加应用”，搜索“Approvals”并添加至团队或个人工作区。
权限配置：
- 团队所有者可全局设置审批模板
- 成员权限可设定为“仅可提交”或“可创建模板”
- 连接器配置：将审批与SharePoint、OneDrive、Power BI等数据源关联
预建模板库：Teams提供请假、采购、报销等15+预设模板,开箱即用。
四步快速发起审批申请
入口定位
- 桌面端：Teams左侧栏点击“审批”图标 → 选择“新建审批”
- 快捷方式：在聊天或频道中点击“+”号，直接选择“审批”
填写申请单
- 选择模板或自定义创建建议包含关键信息：如“2024Q3市场预算审批”）
- 添加详细说明、金额、日期等字段
- 上传附件（支持本地文件、SharePoint链接、最近文档）
指定审批人
- 直接@团队成员或输入邮箱地址
- 支持多级审批人（并行/串行）
- 设置截止时间与优先级标签
提交与跟踪
- 点击“发送”后系统自动生成跟踪卡片
- 审批人将在Teams、邮件、移动推送收到通知
- 实时状态看板：待处理/已批准/已拒绝
高级技巧：模板化与自动化
创建个性化模板：
- 在审批应用点击“模板” → “新建模板”
- 设计字段：下拉菜单、数字验证、必填项
- 保存为团队模板，供全员复用
自动化流程集成：
- 通过Power Automate设置触发条件：如“当审批通过时自动创建采购订单”
- 与Planner连接：审批通过后自动生成任务卡片
- 数据同步：审批结果自动写入Excel或Dataverse
移动端操作指南
Teams移动端（iOS/Android）审批功能完整同步：
- 底部导航栏点击“更多” → 选择“审批”
- 拍照上传凭证功能
- 指纹/面部识别快速批准
- 离线填写，联网自动同步
常见问题解答（FAQ）
Q：审批申请可以撤回或修改吗？ A：提交后若审批人未操作，申请人可在审批卡片点击“...”选择“撤回”，已处理的申请不可修改,但可重新发起新流程。
Q：如何设置多级条件审批？ A：在Power Automate中创建“条件审批”流程：金额＜1000元直接经理审批，＞1000元需附加财务总监审批。
Q：审批数据存储在哪里？ A：所有审批记录存储在Azure中，可通过导出功能下载CSV报表，或连接Power BI可视化分析。
Q：外部合作伙伴能否参与审批？ A：支持添加外部用户为审批人,需先将其添加为Teams来宾用户并分配相应权限。
Q：审批超时未处理怎么办？ A：可设置自动提醒规则：超时24小时自动发送提醒通知,超时72小时自动升级至上级处理。
最佳实践与效率提升建议
标准化命名规则：建议采用“部门-事项-日期”格式（如“市场部-活动预算-202405”）,便于搜索归档。
集成日历管理：将请假审批与Outlook日历自动同步,批准后直接生成假期事件。
定期优化模板：每季度分析审批数据，合并相似流程,删除冗余字段。
培训与推广：制作3分钟短视频教程，重点演示高频场景（报销、请假）,提升全员采纳率。
安全合规要点：
- 敏感审批启用二次验证
- 定期审计审批权限分配
- 关键流程保留电子签名记录
Teams审批功能的核心优势在于将分散的流程集中化、沉默的流程可视化，通过有效利用模板库、自动化规则和移动端适配，企业可将平均审批周期从传统邮件的48小时缩短至4小时以内，建议团队先从1-2个高频场景试点，逐步扩展至全业务流程，真正实现“审批无处不在，效率自然提升”的智能办公体验。
